Mail Documentation

From HelpDesk - FH Salzburg

Contents 1 Allgemeines zum Mailsystem 1.1 Frontend Server (mail.fh-salzburg.ac.at) 1.2 Backend Server 1.3 Mail Relais 2 Mail Nutzung 2.1 Mail Client 2.1.1 Apple Mail Addressbook 2.1.2 Mozilla Thunderbird 2.1.3 Mozilla Thunderbird Adressbook 2.1.4 Outlook 2.1.5 Outlook 2007 Addressbook 2.1.5.1 Konfiguration 2.1.5.2 Nutzung 2.1.6 Outlook Express / Windows Mail 2.1.7 Weitere Informationen 2.2 Webmail 3 Mail Zertifikate (Posteingang & Postausgang) 3.1 Mozilla Thunderbird 3.2 Microsoft Outlook / Outlook Express 4 Mailweiterleitungen 5 Mail für Absolventen 6 Mailinglisten 6.1 Allgemeine Listen 6.2 Newslisten 6.2.1 Abonnieren von Newslisten 7 Mailattachments

Allgemeines zum Mailsystem

Das Mailsystem der FH Salzburg ist ein sehr komplexes System. Insgesamt arbeiten mehrere Serversysteme im Mailkonzept der FH Salzburg zusammen. Der Zugriff auf das Mailsystem erfolgt ausschliesslich ueber den Hostname mail.fh-salzburg.ac.at. Je nach Standort (extern/wlan/kuchl/urstein labor/arbeitsplatz) wird durch unsere DNS (Domain Name System) Server ein anderer Server ausgewaehlt. Dies garantiert einen reibungslosen Ablauf des Mailversands, da immer der "näheste" Mailserver zum Verschicken der e-mails verwendet wird.

Frontend Server (mail.fh-salzburg.ac.at)

Diese Maschinen dienen allen Mitarbeitern und Studenten zum Versand und Lesen von e-mails. Als Software kommt Postfix (e-mail schreiben) und Perdition (e-mail lesen) zum Einsatz. An diesen Servern wird jede e-mail auch nach Viren (3 verschiedene Virenscanner) untersucht. Das Betriebssystem ist Redhat Enterprise Linux 64-Bit.

Backend Server

Der Backend Mailserver besteht aus einem Sun Cluster mit 2 Nodes. Als Software kommt hier Java Enterprise System Messaging Server zum Einsatz. Für Benutzer der FH Salzburg ist keine direkte Verbindung zu diesen Systemen möglich.

Mail Relais

Mailrelais sind jene Server an der FH Salzburg, die e-mails von ausserhalb der FH Salzburg annehmen, spam- / virenchecken und danach an die Backend Server weiterleitet. Diese Server verrichten der grössten Teil der Mailarbeit an der FH Salzburg. Als Software kommt hier wiederrum Postfix zum Einsatz.

Mail Nutzung

Ob man sich innerhalb oder ausserhalb der FH Salzburg befindet spielt bei der Mailclient Konfiguration keine Rolle. Der Postausgangs- sowie der Posteingangsserver ist immer mail.fh-salzburg.ac.at. Die Zugangsarten sind wie folgt:

• Mailempfang per IMAP4 mit SSL Verschlüsselung
• Mailsenden per SMTP mit TLS Verschlüsselung

Mail Client

Anbei die Konfigurationen für Apple Mail, Mozilla Thunderbird und Microsoft Outlook.

Weblinks

• Mozilla Thunderbird (Download verfügbar)
• Microsoft Outlook (kein Download verfügbar)

Apple Mail Addressbook

  Server: addressbook.fh-salzburg.ac.at
  Port: 389

  Suchbereich/Search Base: o=fh-salzburg.ac.at,o=FHS
  Bereich/Scope: Teilbaum/Subtree

Mozilla Thunderbird

Unter Extras -> Konten kann man sich ein neues IMAP4 Konto einrichten. Weitere Verbindungseinstellungen unter:

1. Server-Einstellungen
   • Server: mail.fh-salzburg.ac.at
   • Benutzername: "FH username" (z.B.:fhs?????, jkreuzbu,...)
   • Sichere Verbindung (SSL) verwenden aktivieren (Der Port: neben Servereinstellung: sollte 993 anzeigen)
2. Postausgangs-Server(SMTP)
   • Server: mail.fh-salzburg.ac.at
   • Benutzername und Passwort verwenden aktivieren
   • Sichere Verbindung verwenden: "STARTTLS, wenn möglich"

Mozilla Thunderbird Adressbook

Zum Einbinden des FHS Adressbuchservers (LDAP) gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie in Thunderbird das Adressbuch über den Befehl Extras > Adressbuch
   
   
   Es öffnet sich nun das Hauptfenster des Adressbuches.
   
2. Führen Sie im neuen Fenster den Befehl Neu > LDAP-Verzeichnis aus oder öffenen Sie die Eigenschaften eines bestehenden LDAP-Verzeichnis Eintrages.
   Sie sehen nun das Einstellungsfenster des neuen Eintrages.
   
   Geben Sie in den allgemeinen Einstellungen bei den Feldern folgende Werte ein:

Name: FH Salzburg
Hostname: addressbook.fh-salzburg.ac.at
Suchbasis (Base DN): o=FHS

1. Wechseln Sie im Einstellungsfenster zu den "Erweiterten Einstellungen" und geben Sie hier die folgenden Werte ein (der Suchfilter kann über Copy-Paste von dieser Stelle kopiert und in das Feld eingefügt werden):
   
   

Dargestellte Einträge im Suchergebnis: 100
Suchtiefe (Scope): Subtree (Sub, Unterverzeichnis)
Suchfilter: (&(objectclass=inetLocalMailRecipient)
(|(objectclass=inetMailUser)(objectclass=inetMailGroup))
(|(mailUserStatus=Active)(inetMailGroupStatus=Active)))

1. Klicken Sie auf Ok um die Einstellungen zu speichern und den Vorgang abzuschließen.

Outlook

Unter Extras -> E-Mail-Konten... -> Ein neues E-Mail-Konto hinzufügen kann man sich ein neues IMAP Konto einrichten.

1. Benutzerinformationen
   • Name (Vor- und Nachname)
   • E-Mail-Adresse
2. Serverinformationen
   • Posteingangsserver (IMAP): mail.fh-salzburg.ac.at
   • Postausgangsserver (SMTP): mail.fh-salzburg.ac.at
3. Anmeldeinformationen
   • Benutzername: "FH username" (z.B.:fhs?????, jkreuzbu,...)
   • Kennwort
4. Weitere Einstellungen...
   • Register Postausgangsserver:
     • Der Postausgangsserver (SMTP) erfordert Authetifizierung aktivieren
     • Gleiche Einstellungen wie für Posteingangsserver verwenden aktivieren
   • Register Erweitert:
     • Posteingangsserver (IMAP): Server erfordert eine verschlüsselte Verbindung (SSL) aktivieren (Port: 993)
     • Postausgangsserver (SMTP): Server erfordert eine verschlüsselte Verbindung (SSL) aktivieren (Port: 25)
       • ACHTUNG: in Outlook 2007 für Postausgangsserver bei Verbindungstyp TLS wählen!

Outlook 2007 Addressbook

Zum Einbinden des FHS Adressbuchservers (LDAP) gehen Sie wie folgt vor:

Konfiguration

• Öffnen Sie im Menü Extras "Kontoeinstellungen..." und wählen Sie dort ganz rechts das Register "Adressbücher". Klicken Sie hier auf "Neu..."
• Wählen Sie nun "Internetverzeichnisdienst (LDAP)". Klicken Sie auf "Weiter".
• Geben Sie anschließend unter Serverinformationen bei Servername addressbook.fh-salzburg.ac.at ein. Klicken Sie auf "Weitere Einstellungen..."
• Wählen Sie das Register "Suche" und geben Sie unter "Suchbasis" bei "benutzerdefiniert" o=FHS ein. Klicken Sie auf "OK" und schließen Sie die geöffneten Dialogfenster.
• Abschließend müssen Sie Outlook beenden und neu starten.

Nutzung

• Öffnen Sie eine neue E-Mail-Nachricht. Klicken Sie neben der Empfängeradresszeile auf die Schaltfläche "An..."
• Stellen Sie sicher, dass bei "Adressbuch" addressbook.fh-salzburg.ac.at ausgewählt ist.
• Klicken Sie nun auf die Schaltfläche "Erweiterte Suche" und gebe Sie nun Ihre Suchanfrage ein.

Outlook Express / Windows Mail

Über Extras -> Konten... -> Hinzufügen -> E-Mail... den Assistenten für die Kontoeinrichtung starten.

1. Name: Vor- und Nachname
2. E-Mail-Adresse: FH-Salzburg-E-Mail-Adresse
3. Namen der E-Mail-Server:
   • Der Posteingangsserver ist ein IMAP Server
   • Posteingangsserver (IMAP): mail.fh-salzburg.ac.at
   • Postausgangsserver (SMTP): mail.fh-salzburg.ac.at
4. Internet-E-Mail-Anmeldung:
   • Kontoname: "FH username" (z.B.:fhs?????, jkreuzbu,...)
   • Kennwort
5. Konto-Eigenschaften:
   • Register Server:
     • Bei Postausgangsserver Server erfordert Authentifizierung aktivieren
     • Bei Eigenschaften, Gleiche Einstellungen wie für Posteingangsserver verwenden aktivieren
   • Register Erweitert:
     • Posteingangsserver (IMAP): Server erfordert eine verschlüsselte Verbindung (SSL) aktivieren (Port: 993)
     • Postausgangsserver (SMTP): Server erfordert eine verschlüsselte Verbindung (SSL) aktivieren (Port: 25)

Weitere Informationen

Detailliertere Informationen zur Konfiguration des E-Mail-Clients (MS Outlook, MS Outlook Express, Mozilla Thunderbird) und zum Thema Zertifikate finden Sie unter:

http://www.fh-salzburg.ac.at/fileadmin/downloads/Manual_zur_Email-Konfiguration.pdf

Webmail

https://webmail.fh-salzburg.ac.at/

Mail Zertifikate (Posteingang & Postausgang)

Um nicht jedes Mal das Zertifikat von unserem Mailserver zu bestätigen, muss man folgendes Zertifikat downloaden und im Mailclient installieren. Dieses Zertifikat kann auch verwendet werden fuer Webbrowser, damit man jedes Zertifikat, das von der FH Salzburg ausgestellt wurde, automatisch - ohne lästiges OK klicken - akzeptiert. Downloaden Sie dieses File per Ziel speichern unter.

FHS_Server_Certification_Authority.crt

Mozilla Thunderbird

1. Unter Extras -> Einstellungen klicken Sie bitte auf der linken Seite auf den Menüpunkt Erweitert und auf Zertifikate... klicken.
2. Zuerst auf Zertifizierungsstellen klicken. Anschliessend auf Importieren. Wählen Sie Hier nun das bereits gespeicherte Zertifikat FHS_Server_Certification_Authority.crt aus und aktivieren Sie im

folgenden Fenster die Checkboxen:

1. • Dieser CA vertrauen, um Websites zu identifizieren.
   • Dieser CA vertrauen, um E-Mail-Nutzer zu identifizieren
2. Klicken Sie nun rechts unten auf OK. Jetzt sollten Sie Fachhochschule Salzburg als zertifizierungsstelle importiert haben. Schliessen sie nun alle Fenster mit einem Klick auf OK

 Ab sofort sollten keine weiteren Zertifikatsaufforderungen beim Verbinden auf unsere Mailserver auftreten!

Microsoft Outlook / Outlook Express

1. das zuvor heruntergeladene Zertifikat öffnen
2. im geöffneten Zertifikat Zertifikat installieren... wählen - der Importassistent startet
3. im Importassistenten alle Voreinstellungen übernehmen
4. den Import des Zertifikats im Fenster Sicherheitswarnung mit ja bestätigen.

Ab sofort sollten keine weiteren Zertifikatsaufforderungen beim Verbinden auf unsere Mailserver auftreten!

Mailweiterleitungen

Die Mailweiterleitung ist folgenden Benutzergruppen vorbehalten:

• Lehrbeauftragte
• Alumni

Der Mailforward ist für oben genannte Personengruppen im FHS Intranet selbst einzurichten und zu konfigurieren.

->Login in das FHS Intranet ->Unter Quicklinks - Mein Profil ->Mail Weiterleitung

Mail für Absolventen

Jedem FH-Absolventen seine FH-Mailadresse ein Leben lang zur Verfügung. Der Mailspace ist auf 40MB beschränkt.

Erreichen die Absolventen-Mailboxen das Limit von 40MB werden keine weiteren e-mails mehr zugestellt.

Nach Beendigung des Studiums, werden die Mailboxen von 100mb automatisch auf 40mb reduziert.

Dh. nach Ende des Studiums (Juli) haben die Absolventen ca. 2 Monate Zeit ihre Mailboxen zu minimieren. Ist ihre Mailbox ab diesem Zeitpunkt noch größer als 40MB erhalten sie Fehlermeldungen, dass ihre Mailbox "over quota" ist. Sie können daher weder Mails versenden noch empfangen. Dies ist erst wieder möglich, wenn sie unter 40MB sind. In diesem Zuge werden die ältesten Nachrichten gelöscht, bis die 40MB Quota erreicht ist.

Mailinglisten

Um eine möglichst effiziente und einfache Kommunikation zwischen Lehrenden, Studierenden und Zentralen Diensten sicherstellen zu können, bietet die Fachhochschule Salzburg ein Mailinglistenkonzept an.

Allgemeine Listen

Jeder Nutzer ist Mitglied in mindestens einer Mailingliste. Zum Beispiel ein Studierender am Studiengang BWI ist Mitglied seiner Jahrgangsmailingliste students.bwi2006@fh-salzburg.ac.at. Diese Liste ist Mitglied in der Liste aller BWI Studenten students.bwi@fh-salzburg.ac.at welche Mitglied in der Liste students@fh-salzburg.ac.at.
Diese Mailinglisten sind mit externen e-mail adressen nicht erreichbar.

• Stellungnahme der Österreichischen Fachhochschulkonferenz zum Versand von Massenmails innerhalb von Fachhochschulen. Stellungsnahme FHK zu §107 TKG

Newslisten

Freiwillig kann sich jeder Benutzer zusätzlich für die sog. Announcement Mailinglisten anmelden:

• sports.newslist@fh-salzburg.ac.at
• events.newslist@fh-salzburg.ac.at
• realestate.newslist@fh-salzburg.ac.at
• bonzai.newslist@fh-salzburg.ac.at
• ...

Abonnieren von Newslisten

1. Öffnen Sie in einem Browser Fenster (Firefox, Safari, Opera, etc) die Hauptseite der Fachhochschule Salzburg hier und melden Sie sich im FHS Intranet Bereich an.
   
2. Folgen Sie unter Quick Links dem Link "Mein Profil". Sie sehen nun im Inhaltsbereich mehrere Änderungsmöglichkeiten ihres Profils.
3. Klicken Sie auf "Mailinglisten" um Newslisten zu aktivieren oder zu deaktivieren. Es erscheint nun eine Liste von Newslisten.
4. Aktivieren/Deaktivieren Sie die gewünschte Newsliste.
   Haben Sie eine Newsliste bereits abonniert, dann können Sie diese hier deaktivieren. Deaktivierte Listen aktivieren Sie durch klicken auf "aktivieren".

Mailattachments

Ein Anhang (Attachment) einer E-Mail kann einen in einer Script-Sprache geschriebenen Virus oder auch sonstige ausführbare Programme, eine selbstextrahierende Datei oder einen Makrocode (z. B. zur Ausführung in Word-Dokumenten) mit Schadensfunktion enthalten. Diese Anhänge können bei einem Öffnen des Attachments mit Doppelklick den Rechner mit einen Virus verseuchen.

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